【海外赴任準備】パスポートを有効期限の1年以上前に事前更新してみた。| パスポートは赴任前に更新が吉

こんにちは。ベトナム・ホーチミンシティでの駐在生活も1ヶ月あまりが過ぎ、日々痛風が心配になりつつある10max( @10max )です。

さて、海外赴任に伴う諸々の手続きを実体験に基づいて備忘録的にまとめるシリーズ、今回は「パスポートの事前更新」です。

海外赴任している間にパスポートの有効期限が切れてしまうと、海外現地で色々手間が増えることになります。なので赴任前にパスポートを更新(切替発給)してから行くのがベターなのですが、しかし一方で通常はパスポートの更新は有効期限が1年未満になってからしか行なえません。

ですが、本記事でご紹介する手順を踏めば有効期間が1年以上残っていてもパスポートを更新することが出来ます。(決して怪しいものではございません・・・)

なお、海外に赴任する時点でパスポートの有効期間が湯水の如く残っている、という場合はそもそも本記事は関係ないので、余裕でビールでも飲んでいて下さい(他の手続きはちゃんとして下さいね)。

※この海外赴任準備シリーズは、あくまでも筆者が実際にあれこれ検討したり実体験する中でどうしたか、というお話であり、専門家によるアドバイスではありませんのでご了承ください。また、最新情報は公式HP等でご確認下さい。

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海外赴任中にパスポートが切れると何が困る?

そもそもの課題が何なのか、というところですが、一応海外でもパスポートの更新自体は可能です。パスポートの期限が近づいてきたら、所謂「在◯◯日本大使館」へ申請を行えば更新して貰えます。

しかしそれでも、海外赴任中のパスポート更新には以下の通りいくつかのデメリットが伴います。

  • 労働許可証なども書き換えが必要になる(これが一番デメリットかも)
  • 慣れない海外生活中に大使館に行くのが面倒(ズボラですみません)
  • 一定期間大使館にパスポートを預ける必要がある(海外では国内線利用など意外と多くの場面でパスポートが必要)
  • そもそも海外生活のドタバタで有効期限を忘れちゃいそう
  • 一時帰国時にも更新できるけど、出来れば他の事に時間を使いたいよね

という感じで、赴任中にパスポートの有効期限がやって来ること自体は致命的ではありませんが、出来ることなら赴任前に事前更新しておきたいところです。

※参考までに、在ベトナム日本大使館でのパスポート更新に関するページを貼っておきますね。

パスポート申請に関するご案内

海外赴任とパスポート更新タイミング

冒頭で触れた通りパスポートの有効期限が十分過ぎるほどに残っている場合は良いのですが、問題は「海外赴任中に明らかにパスポートが切れそう」という微妙な場合です。筆者の場合、駐在開始時点でパスポートの残存期間が1年半という、まるで記事ネタにしろとでも言われているような実に絶妙な塩梅でした。

なぜ絶妙なのかと言うと、以下の事由によります。

(原則)パスポート更新は有効期間が1年未満にならないと出来ない

パスポートの更新は、基本的に有効期限が1年を切ってからでないと出来ません。外務省のホームページに以下の通りの記載があります。

  • 残存有効期間が1年未満となった方
  • 査証欄に余白がなくなった方(ページ数を増やす査証欄増補の申請も可能です。)

出典:外務省HP

そう、筆者の場合、ほんのタッチの差で赴任前に更新出来ないという神のイタズラを賜った訳です。しかし、後述の通り、抜け道はあります(いやですから決して怪しいものでは(以下略))。

パスポート更新タイミングと各々のメリット・デメリット

海外赴任に際しては、いくつかの更新タイミングの選択肢があります。下図の通り、大まかに3パターンです。

  1. 海外赴任前に日本で更新
  2. 海外赴任中に海外現地で更新
  3. 海外赴任中の一時帰国時に日本で更新

海外赴任とパスポート更新タイミング

ここでそれぞれのオプションのメリット・デメリットを整理します。

メリット デメリット

赴任前に日本で更新

とにかく後が楽 特になし

(敢て言えば赴任前準備が少し増える)

赴任中に現地で更新

特になし

(敢て言えば赴任前準備が少し減る)

現地で色々面倒

一時帰国中に日本で更新

特になし

(敢て言えば赴任前準備が少し減る)

一時帰国中の時間が奪われる

以上の通り、基本的にはパスポート更新を赴任中に後回しにするメリットはあまり無く、赴任前に事前に更新していけるならそれがベストです。

残存期間1年以上のパスポートの事前更新方法

さて、ようやく本題です。

上記の通り出来ることなら赴任前にパスポートを更新していくのがベストですが、パスポート更新は基本的に残存期間が1年未満であることが条件です。

しかし、東京都のパスポート関連手続きの窓口である東京都生活文化スポーツ局に問い合わせた所、所定の書類と共に手続きを行えばパスポート残存期間が1年以上あっても、更新可能であある事が分かりました。

有効期間1年以上のパスポート更新に必要な書類と手続き

手続き自体は通常のパスポート更新と変わりません。自治体のパスポート更新(切替発給)を担っている窓口にて手続きを行います。

ただし、通常の更新申請で必要となる申請書に加えて、以下の書類が必要になると言われました。

  • 事情説明書兼確認書(旅券の残存有効期間1年以上ある場合の切替申請)
  • 海外赴任等の事実を示す証跡(上司からのメールなどでOK)

必要書類①:事情説明書兼確認書

1点目の「事情説明書兼確認書」というのはこんな感じで、パスポートの残存期間が1年以上あるにも関わらず更新が必要である旨を伝えるものです。

事情説明書兼確認書(パスポート事前更新)

東京都についてはこのページからダウンロードが出来ます。

申請添付書類ダウンロード|東京都生活文化スポーツ局

必要書類②:海外赴任等の事実を示す証跡

もう1点必要と言われたのが、残存期間1年以上なのにパスポート更新が必要となる事実(筆者の場合海外赴任)を示す証跡となるものです。

最もオフィシャルな証跡としては、海外赴任を命じる辞令書のようなものが会社から貰えればベストなのでしょうが、筆者の職場の場合正式な発令は着任の1ヶ月前ですし、実際にはアパート探しなどのために事前出張で現地入りしたりする関係で現実的ではありませんでした。

そこで実際に提出したのは、「上司からの赴任を命じるメール(お芝居)」のプリントアウトです。

筆者の場合、パスポート更新に加えて運転免許証の事前更新についても「赴任の事実の証跡」が必要だったので、それらの事情を上司に伝えて、下記のような内容が書かれたメールを送って貰いました。もちろん正式な発令前でしたので「お芝居」です。

今回10maxさんには〇〇社に赴任して頂くことになりました。

被赴任者:10max

赴任国/地域:ベトナム ホーチミン

赴任開始予定:2022年◯月

このメールを印刷したものを、上の「事情説明書兼確認書」と共に窓口に持っていきます。

 

※なお念の為ですが、残存期間に関わらずパスポートの更新にはそもそも上記とは別に申請書が必要なので、そちらは自治体や外務省のHPなどでご確認下さい。上記はあくまでも、通常のパスポート更新申請書の「添付書類」です。

TOP | パスポート申請書ダウンロード | 外務省

さいごに

ということで、残存期間1年半のパスポートを、無事に10年もののピカピカのパスポートに更新する事が出来ました。

これで、ベトナム駐在が10年以上などという奇特な事態が勃発しない限り、赴任中にパスポートの更新を気にする必要はなくなりました。海外駐在などの間に面倒な手続きを一つでも減らすことが出来るメリットは決して小さくありません。

さあ、これであなたもパスポートの事など忘れて公私に渡って海外生活の充実に全集中出来ますね。ただし、忘れすぎてどこかにパスポートを置き忘れてこないように注意しましょう(笑)

以上、どこかの誰かのお役に立てれば幸いです^^

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海外赴任前の手続き・準備については下記記事でまとめていますのでこちらもご参照下さい。

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